Introduzione

La procedura di inserimento movimenti contabili consente di generare delle partite negative di anticipo (scadenze negative) in presenza di movimenti su clienti e fornitori contraddistinti da una causale contabile di tipo “Anticipo”. La creazione delle scadenze negative di anticipo consente di mantenere coerente il saldo contabile di un cliente o fornitore con il relativo saldo delle partite aperte.

Configurazione di una causale contabile di anticipo

Per gestire gli anticipi dei clienti e dei fornitori è necessario creare innanzitutto due causali contabili.
Aprire la procedura da FileTabelle, aprire il gruppo Documenti e cliccare sulla tabella Causali contabili.
Nell'esempio che segue è stato scelto un codice “ANTF” per identificare una nuova causale di anticipo a fornitore. La codifica delle causali è libera e può seguire lo standard di codifica alfanumerica già utilizzato per le altre causali esistenti.
Il dato importante per far funzionare la gestione anticipi è il [Tipo] che deve essere necessariamente impostato a “6” per gli anticipi a fornitori oppure a “5” per gli anticipi dai clienti.



La struttura contabile è opzionale e server per presentare in automatico i conti durante le registrazioni. Nell'eventualità può essere definita utilizzando lo schema di esempio riportato, ovviamente utilizzando i conti effettivamente disponibili nella propria contabilità.

Al termine dell'inserimento dei vari dati, premete Salva per salvare la nuova causale.

Procedete allo stesso modo per la configurazione di un'eventuale causale di “anticipo da cliente”.


Esempio di generazione anticipi

Segue un esempio di registrazione pagamento fornitori “mista”, contenente sia dei movimenti di pagamento con bonifico sia un anticipo a fornitore:



Nella prima riga di movimento è stata specificata la causale “ANTF”, configurata precedentemente, e non è stata collegata alcuna partita visto che si tratta di un anticipo. E’ consigliato descrivere il movimento di anticipo con un riferimento ad una pratica, produzione o commessa per la quale è stato emesso l'anticipo. Questo agevolerà una successiva analisi delle schede contabili.
La seconda riga di movimento rappresenta un normale movimento di saldo partite, al quale è stato collegato (tramite il tasto F8) la relativa scadenza saldata.
Il terzo movimento riporta il conto di pagamento (o di incasso) dell'intero flusso di pagamenti.

Salvando la registrazione, verrà creata la scadenza ad importo negativo nello scadenziario del fornitore, come nell'esempio:



A seguito della registrazione della fattura, lo scadenziario del fornitore presenterà 2 scadenze passive, quella di anticipo e quella relativa alla fattura ricevuta. In questo modo, sia in caso di anticipo totale che di anticipo parziale, il totale saldo da scadenziario quadrerà col saldo contabile:


Ovviamente, nonostante il saldo risulti a zero e la scheda contabile del fornitore risulti chiusa, le 2 scadenze risultano ancora “attive” e si deve procedere con la relativa chiusura.

CHIUSURA DELLE PARTITE DI ANTICIPO

E’ possibile chiudere le partite di anticipo in 2 modi:
1) rilevando in contabilità la compensazione tra anticipo eseguito e fattura ricevuta (o tra anticipo ricevuto e fattura emessa in caso di Cliente)
2) eseguendo la chiusura solo ai fini di scadenziario, senza rilevazioni contabili.

Nel primo caso si può operare con una semplice registrazione di giroconto, o attendere eventuali altri eventuali pagamenti per includere anche l'anticipo e la fattura correlata.
Il giroconto va registrato con 2 movimenti sul fornitore (o sul cliente), uno per “stornare” l'anticipo effettuato ed uno per “chiudere” la fattura ricevuta. Sulla prima riga del fornitore si può premere F8 per recuperare il relativo scadenziario, che riporterà sia la scadenza negativa di anticipo che la scadenza della fattura ricevuta.
Selezionando entrambe le scadenze verrà generato in automatico il dettaglio contabile con la doppia movimentazione.

Attenzione: nel caso (più raro) di chiusura partite di anticipo con il valore di anticipo che supera il valore della fattura, sarà prima necessario suddividere l'importo della rata di anticipo in 2 importi, uno con valore pari alla fattura ed uno con il residuo. Si dovranno poi selezionare solo le 2 scadenze che si annullano, lasciando libera la scadenza residua di anticipo. Segue un esempio:
compilata la prima riga del fornitore e premuto F8 sul campo [Dare], viene aperto lo scadenziario dove si dovranno selezionare le partite da chiudere, per un totale di Zero.



Si otterrà la registrazione di saldo partite, sulla quale si potrà descrivere la natura dei movimenti di giro:



Salvando la registrazione, lo scadenziario verrà “ripulito” dalle scadenze attive compensate.

Per eseguire la chiusura delle partite di anticipo solo ai fini di scadenziario, senza rilevazione contabile, si può usare la procedura di “Salda rata” direttamente dallo scadenziario.
Aprendo lo scadenziario del fornitore in questione (o del cliente) ed eseguendo una multi-selezione con le scadenze di anticipo e di fattura che si compensano totalmente (Totale Saldo = 0), si potrà cliccare col tasto destro del mouse sopra le scadenze selezionate e scegliere la voce “Salda rata”, come nell'esempio:



Nella maschera del “Salda rata” sarà sufficiente togliere la spunta dalla casella Genera registrazione contabile in quanto l'operazione deve essere eseguita solo a livello di scadenziario.



Si consiglia di eseguire la chiusura delle partite di anticipo con regolarità per mantenere efficienti e leggibili i partitari clienti e fornitori.


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