Introduzione

La procedure di inserimento ed elaborazione dei movimenti contabili previsionali consentono di elaborare un bilancio previsionale inclusivo di saldi non effettivamente registrati in contabilità. E’ quindi possibile elaborare crediti e debiti ancora da maturare, piuttosto che ammortamenti parziali o qualsiasi altro tipo di conto predisposto dall’operatore.

Descrizione

La gestione delle elaborazioni previsionali si compone di 3 punti fondamentali:

1. Inserimento e manutenzione delle registrazioni previsionali dell’utente
2. Generazione automatica delle registrazioni previsionali riguardanti incassi e pagamenti alla data (scadenziario), fatturazione attiva e passiva alla data (da ordini clienti e fornitori), ammortamenti alla data.
3. Inclusione dei movimenti previsionali nelle elaborazioni di bilancio.


1. Inserimento registrazioni previsionali utente
La procedura per amministrare le registrazioni contabili previsionali si trova sotto il menu COGE Registrazioni previsionali.
La maschera si compone di 2 sezioni, una griglia con l’elenco di tutte le registrazioni previsionali esistenti (filtrabile con tutti i classici strumenti di Jazz disponibili con un click sul tasto destro del mouse) e una sezione per l’inserimento o variazione della singola registrazione previsionale.
L’inserimento di una registrazione previsionale è del tutto simile all’inserimento di una reale registrazione contabile, semplificato dalla mancanza di dati non indispensabili quali i riferimenti documentali, i riferimenti IVA ed i dati di pagamento. Nonostante la mancanza di questi dati è comunque possibile inserire registrazioni previsionali di tipo “fattura emessa” o “fattura ricevuta”, con la relativa movimentazione dei conti IVA relativi.
Con questa procedura è possibile inserire, modificare o eliminare le registrazioni previsionali identificate dalla classe “USER”  (= registrazioni utente). I movimenti previsionali raggruppati sotto le altre classi “SCAD”, “CESPITI”, “OC”, “OF” sono registrazioni inserite automaticamente dal sistema in fase di elaborazione bilancio previsionale. Non è necessario eliminarle o aggiornarle in quanto verranno sempre eliminate e rigenerate dal sistema al momento dell’elaborazione di bilancio. Si ricorda che per l’operatore sarà sempre possibile scegliere quale tipo di previsioni inserire a bilancio.

Per inserire una nuova registrazione è sufficiente eseguire i seguenti punti :
- confermare il numero progressivo interno di registrazione proposto dal sistema
- specificare la data di competenza della registrazione
- Scegliere una causale contabile
- specificare nel dettaglio contabile i conti da movimentare in Dare e in Avere.

Come anticipato precedentemente, vista la mancanza dei riferimenti IVA, non sarà necessario specificare un dettaglio IVA nelle registrazioni di tipo Fattura emessa o ricevuta.
La registrazione previsionale dovrà comunque risultare “quadrata”, quindi si dovranno inserire sempre almeno 2 movimenti in Dare e in Avere.
Come per le registrazioni contabili reali, è possibile selezionare un conto scegliendolo dalla lista conti <F3>; per selezionare un conto contabile ordinario si può digitare nella colonna [T] (tipo) la lettera “O”  e poi premere il tasto di lista <F3> sulla colonna [Conto].

Per selezionare un conto Cliente o Fornitore invece, si può digitare nella colonna [T] la lettera “C” per i clienti o la lettera “F” per i fornitori e poi premere il tasto di lista <F3> sulla colonna [Conto] per aprire la corrispondente lista.

Per modificare una registrazione previsionale esistente è sufficiente identificarla nell’elenco sovrastante e fare un doppio click su una delle corrispondenti righe di movimento per caricarla nella sezione sottostante.
Una volta apportate le dovute modifiche sarà sufficiente premere il pulsante Salva per confermare le variazioni.

Per eliminare una registrazione previsionale la si dovrà richiamare dall’elenco delle movimentazioni esistenti allo stesso modo della modifica, e poi si dovrà premere il pulsante Elimina.



Si ricorda che l’esistenza in archivio di registrazioni previsionali di qualsiasi classe non inficia in alcun modo le elaborazioni contabili esistenti. Queste verranno considerato opzionalmente solo durante le elaborazioni di bilancio.


2. Generazione automatica delle registrazioni previsionali

Il sistema è in grado di generare in modo automatico alcuni tipi di registrazione previsionale. Si ipotizza infatti che tutte le scadenze di incasso e pagamento, esistenti nello scadenziario, siano riconducibili a delle registrazioni di incasso e di pagamento alla data di scadenza. Se nelle scadenze elaborate sono riportati i corretti riferimenti bancari (banche proprie) i conti di saldo utilizzati per chiudere le partite dei clienti e dei fornitori saranno i corrispondenti conti bancari. In caso contrario verrà utilizzato il conto cassa generico.
In questo modo sarà possibile elaborare un bilancio previsionale che tenga conto del “cash flow” relativo ai mesi futuri.
Allo stesso modo, laddove configurato, il sistema può generare delle registrazioni previsionali di vendita o di acquisto (fatture attive e passive) basandosi sui portafogli ordini clienti e fornitori ancora attivi.
Per i clienti verranno “emesse” delle fatture con competenza pari alla data di consegna prevista, di importo pari al corrispettivo ancora residuo e con le modalità di pagamento previste dal singolo ordine.
Allo stesso modo, per i fornitori verranno inserite delle registrazioni di fatture di acquisto con competenza fine mese rispetto al mese di consegna previsto per la merce residua.
Per entrambi i tipi di registrazione verranno inoltre generate le corrispondenti registrazioni di incasso e pagamento alla data, nel rispetto dei termini di pagamento impostati proprio sulle fatture previsionali inserite.
Tutto questo consentirà non solo di avere previsioni sui ricavi e sui costi, ma anche sulle liquidità finanziarie e sui crediti e debiti verso i fornitori (e verso l’erario IVA).
Per concludere, il sistema è in grado di inserire delle registrazioni previsionali sugli ammortamenti calcolati alla data del bilancio. Basandosi sull’archivio cespiti esistente, il sistema eseguirà un calcolo delle quote e dei fondi riproporzionato sulla data di elaborazione ed inserirà le corrispondenti registrazioni di rilevazione nell’archivio previsionale. In questo modo il bilancio previsionale potrà considerare anche i costi relativi agli ammortamenti che generalmente vengono rilevati solo a chiusura dell’esercizio contabile.


3. Inclusione dei movimenti previsionali nelle elaborazioni di bilancio.

In modo predefinito, le registrazioni previsionali non vengono considerate nelle elaborazioni di bilancio.
Per includere o meno una o più classi di registrazioni previsionali sarà sufficiente spuntare la casella Includi movimentazioni previsionali di tipo nelle varie maschere di bilancio.
La sola spunta della casella, senza indicazione alcuna delle classi da elaborare, incorporerà nel bilancio solo le registrazioni previsionali utente.  Per includere le previsioni di incasso/pagamento, di fatturazione attiva o passiva o degli ammortamenti si deve premere il tasto di lista <F3> sul campo a fianco della casella e selezionare le classi di interesse.



Se l’inclusione dei movimenti previsionali risulta selezionata, il sistema procederà, appena prima dell’elaborazione di bilancio, a rigenerare le registrazioni previsionali automatiche per le classi selezionate in modo da avere sempre una visione dei conti aggiornata in tempo reale.

Per ottenere un bilancio reale, senza previsioni, sarà sufficiente togliere la spunta dalla casella Includi movimentazioni previsionali.


Note

Per ottenere un’elaborazione previsionale degli ammortamenti coerente è necessario che l’archivio cespiti sia ben definito e che l’elaborazione standard degli ammortamenti annuali possa essere eseguita con esito positivo.
L’elaborazione previsionale degli incassi e dei pagamenti da scadenziario, considererà tutte le scadenze scadute come incassate/pagate alla data odierna.
L’elaborazione previsionale delle vendite e degli acquisti da ordini considererà tutte le consegne residue scadute come consegnate alla data odierna; di conseguenza la relativa fatturazione prevista verrà gestita con competenza “fine mese” del mese corrente.


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